1. Objeto y campo de aplicación
2. Referencias normativas
3. Términos y definiciones
3.1 Auditor
3.2 Mejora continua
3.3 Acción correctiva
3.4 Documento
3.5 Medio ambiente
3.6 Aspecto ambiental
3.7 Impacto ambiental
3.8 Sistema de Gestión Ambiental (SGA)
3.9 Objetivo ambiental
3.10 Desempeño ambiental
3.11 Política ambiental
3.12 Meta ambiental
3.13 Parte interesada
3.14 Auditoría interna
3.15 No conformidad
3.16 Organización
3.17 Acción preventiva
3.18 Prevención de la contaminación
3.19 Procedimiento
3.20 Registro
4. Requisitos del Sistema de Gestión Ambiental
4.1 Requisitos generales
4.2 Política ambiental
4.3 Planificación
4.3.1 Aspectos ambientales
4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos
4.3.3 Objetivos, metas y programas
4.4 Implementación y operación
4.4.1 Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad
4.4.2 Competencia, formación y toma de conciencia
4.4.3 Comunicación
4.4.4 Documentación
4.4.5 Control de documentos
4.4.6 Control operacional
4.4.7 Preparación y respuesta ante emergencias
4.5 Verificación
4.5.1 Seguimiento y medición
4.5.2 Evaluación del incumplimiento legal
4.5.3 No conformidad, acción correctiva y acción preventiva
4.5.4 Control de los registros
4.5.5 Auditoría interna
4.6 Revisión por la Dirección
ISO (Organización Internacional de Normalización) es una federación mundial de organismos nacionales de normalización (organismos miembros de ISO). El trabajo de preparación de las normas internacionales normalmente se realiza a través de los Comités Técnicos de ISO. Cada organismo miembro interesado en una materia para la cual se haya establecido un Comité Técnico, tiene el derecho de estar representado en dicho Comité. Las organizaciones internacionales, públicas y privadas, en coordinación con ISO, también participan en el trabajo. ISO colabora estrechamente con la Comisión Electrotécnica Internacional (CEI) en todas las materias de normalización electrotécnica.
Las Normas Internacionales se redactan de acuerdo con las reglas establecidas en la Parte 2 de las Directivas ISO / CEI .
La tarea principal de los comités técnicos es preparar las Normas Internacionales. Los Proyectos de Normas Internacionales aceptados por los Comités Técnicos son enviados a los organismos miembros para votación. La publicación como Norma Internacional requiere la aprobación de al menos el 75 % de los organismos miembros requeridos para votar.
Se llama la atención sobre la posibilidad de que algunos de los elementos de esta Norma Internacional puedan estar sujetos a derechos de patente. ISO no asume la responsabilidad por la identificación de cualquiera o todos los derechos de patente.
La ISO 14001 ha sido preparada por el Comité Técnico ISO/TC 207, Gestión Ambiental, Subcomité SC 1, Sistemas de Gestión Ambiental.
Esta segunda edición anula y remplaza la primera edición (ISO 14001:1996), que ha sido actualizada técnicamente.
Prólogo de la versión en español
Esta norma ha sido traducida por el Grupo de Trabajo “Spanish Translation Task Force” del Comité Técnico ISO / TC 207, Gestión Ambiental, en el que han participado representantes de los organismos nacionales de normalización y representantes del sector empresarial de los siguientes países: Argentina, Brasil, Chile, Colombia, Costa Rica, Cuba, Ecuador, España, Estados Unidos de América, México, Perú, República Dominicana, Uruguay y Venezuela.
Igualmente, han participado en la realización de esta traducción representantes de COPANT (Comisión Panamericana de Normas Técnicas) y de INLAC (Instituto Latinoamericano de la Calidad).
La innegable importancia de esta norma se deriva, sustancialmente, del hecho de que ésta representa una iniciativa pionera en la normalización internacional, con la que se consigue unificar la terminología en el sector de la gestión ambiental en la lengua española.
Introducción
Organizaciones de todo tipo están cada vez más interesadas en alcanzar y demostrar un sólido desempeño ambiental mediante el control de los impactos de sus actividades, productos y servicios sobre el medio ambiente, acorde con su política y objetivos ambientales. Lo hacen en el contexto de una legislación cada vez más exigente, del desarrollo de políticas económicas y otras medidas para fomentar la protección ambiental, y de un aumento de la preocupación expresada por las partes interesadas por los temas ambientales, incluido el desarrollo sostenible.
Muchas organizaciones han emprendido “revisiones” o “auditorías ambientales” para evaluar su desempeño ambiental. Sin embargo, esas “revisiones” o “auditorías” por sí mismas pueden no ser suficientes para proporcionar a una organización la seguridad de que su desempeño no solo cumple, sino que continuará cumpliendo los requisitos legales y de su política. Para ser eficaces, necesitan estar desarrolladas dentro de un sistema de gestión que esté integrado en la organización.
Las Normas Internacionales sobre gestión ambiental tienen como finalidad proporcionar a las organizaciones los elementos de un Sistema de Gestión Ambiental (SGA) eficaz que puedan ser integrados con otros requisitos de gestión y para ayudar a las organizaciones a lograr metas ambientales y económicas. Estas normas, al igual que otras Normas Internacionales, no tienen como fin ser usadas para crear barreras comerciales no arancelarias, o para incrementar o cambiar las obligaciones legales de una organización.
Esta Norma Internacional especifica los requisitos para un Sistema de Gestión Ambiental que le permita a la organización desarrollar e implementar una política y unos objetivos que tengan en cuenta los requisitos legales y la información sobre los aspectos ambientales significativos. Es su intención que sea aplicable a todos los tipos y tamaños de organizaciones y para ajustarse a diversas condiciones geográficas, culturales y sociales. La base de este enfoque se muestra en la Figura 1. El éxito del sistema depende del compromiso de todos los niveles y funciones de la organización y especialmente de la alta dirección. Un sistema de este tipo permite a una organización desarrollar una política ambiental, establecer objetivos y procesos para alcanzar los compromisos de la política, tomar las acciones necesarias para mejorar su rendimiento y demostrar la conformidad del sistema con los requisitos de esta Norma Internacional. El objetivo global de esta Norma Internacional es apoyar la protección ambiental y la prevención de la contaminación en equilibrio con las necesidades socioeconómicas. Debería resaltarse que muchos de los requisitos pueden ser aplicados simultáneamente, o reconsiderados en cualquier momento.
La segunda edición de esta Norma Internacional está enfocada a proporcionar claridad sobre la primera edición, y se han tenido en cuenta las disposiciones de la Norma ISO 9001 con el fin de mejorar la compatibilidad de las dos normas para beneficio de la comunidad de usuarios.
Para facilidad de uso, los apartados del capítulo 4 se encentran relacionados en el cuerpo de esta norma y en el Anexo A. Por ejemplo, los apartados 4.3.3 y A.3.3 tratan sobre objetivos, metas y programas, y los apartados 4.5.5 y A.5.5 tratan sobre auditorías internas. Además, el Anexo B identifica las correspondencias técnicas generales entre ISO 14001:2004 e ISO 9001:2000 y viceversa.
Existe una diferencia importante entre esta Norma Internacional, que describe los requisitos para el Sistema de Gestión Ambiental de una organización y se puede usar para certificación / registro o la autodeclaración de un Sistema de Gestión Ambiental de una organización, y una directriz no certificable destinada a proporcionar asistencia genérica a una organización para establecer, implementar o mejorar un Sistema de Gestión Ambiental. La gestión ambiental abarca una serie de temas, incluidos aquellos con implicaciones estratégicas y competitivas. El demostrar que esta norma se ha implementado con éxito puede servir para que una organización garantice a las partes interesadas que cuenta con un Sistema de Gestión Ambiental apropiado.
En otras Normas Internacionales, particularmente en aquellas sobre gestión ambiental, en los documentos establecidos por el ISO / TC 207, se brinda orientación sobre técnicas de apoyo de gestión ambiental. Cualquier referencia a otras Normas Internacionales se hace únicamente con propósitos informativos.
NOTA: Esta norma se basa en la metodología conocida como "Planificar - Hacer - Verificar - Actuar" (PHVA). La metodología PHVA se puede describir brevemente como:
- Planificar: Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con la política ambiental de la organización.
- Hacer: Implementar los procesos.
- Verificar: Realizar el seguimiento y la medición de los procesos respecto a la política ambiental, los objetivos, las metas y los requisitos legales y otros requisitos, e informar sobre los resultados.
- Actuar: Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño del Sistema de Gestión Ambiental.
Muchas organizaciones gestionan sus operaciones por medio de la aplicación de un sistema de procesos y sus interacciones, que se puede denominar como “enfoque basado en procesos”. La norma ISO 9001 promueve el uso del enfoque basado en procesos. Ya que la metodología PHVA se puede aplicar a todos los procesos, las dos metodologías se consideran compatibles. .
Esta norma contiene solamente aquellos requisitos que pueden ser auditados objetivamente. Se invita a aquellas organizaciones que requieran una orientación general sobre la amplia variedad de temas relacionados con los Sistemas de Gestión Ambiental, a que consulten la norma ISO 14004.
Esta norma no establece requisitos absolutos para el desempeño ambiental más allá de los compromisos incluidos en la política ambiental, de cumplir con los requisitos legales aplicables y con otros requisitos que la organización suscriba, la prevención de la contaminación y la mejora continua. Por tanto, dos organizaciones que realizan actividades similares con diferente desempeño ambiental, pueden ambas cumplir con sus requisitos.
La adopción e implementación de un conjunto de técnicas de gestión ambiental de una manera sistemática puede contribuir a que se alcancen resultados óptimos para todas las partes interesadas. Sin embargo, la adopción de esta norma no garantiza en sí misma unos resultados ambientales óptimos. Para lograr objetivos ambientales, el Sistema de Gestión Ambiental puede estimular a las organizaciones a considerar la implementación de las mejores técnicas disponibles cuando sea apropiado y económicamente viable, y a tener en cuenta completamente la relación entre el costo y la eficacia de estas técnicas.
Esta norma no incluye requisitos específicos para otros Sistemas de Gestión, tales como los relativos a la gestión de la calidad, gestión de seguridad y salud ocupacional, gestión financiera o gestión de riesgos aunque sus elementos pueden alinearse o integrarse con los de otros sistemas de gestión. Es posible que una organización adapte su sistema (o sistemas) de gestión para establecer un Sistema de Gestión Ambiental que sea conforme con los requisitos de esta norma. Sin embargo, se señala que la aplicación de los distintos elementos del sistema de gestión podría variar dependiendo del propósito y de las diferentes partes interesadas involucradas.
El nivel de detalle y complejidad del Sistema de Gestión Ambiental, la extensión de la documentación y los recursos que se dedican dependerá de varios factores tales como el alcance del sistema, el tamaño de la organización, la naturaleza de sus actividades, productos y servicios. Éste podría ser el caso en particular de las pequeñas y medianas empresas.
1. Objeto y campo de aplicación
Esta norma especifica los requisitos para un Sistema de Gestión Ambiental, destinados a permitir que una organización desarrolle e implemente una política y unos objetivos que tengan en cuenta los requisitos legales y otros requisitos que la organización suscriba, y la información relativa a los aspectos ambientales significativos. Se aplica a aquellos aspectos ambientales que la organización identifica que puede controlar y a aquellos sobre los que la organización puede tener influencia. No establece por sí misma criterios de desempeño ambiental específicos.
Esta norma se aplica a cualquier organización que desee:
a. Establecer, implementar, mantener y mejorar un Sistema de Gestión Ambiental.
b. Asegurarse de su conformidad con su política ambiental establecida.
c. Demostrar la conformidad con esta norma por:
1. La realización de una autoevaluación y autodeclaración; o
2. La búsqueda de confirmación de dicha conformidad por las partes interesadas en la organización, tales como clientes; o
3. La búsqueda de confirmación de su autodeclaración por una parte externa a la organización; o
4. La búsqueda de la certificación / registro de un Sistema de Gestión Ambiental por una parte externa a la organización.
Todos los requisitos de esta norma tienen como fin su incorporación a cualquier Sistema de Gestión Ambiental. Su grado de aplicación depende de factores tales como la política ambiental de la organización, la naturaleza de sus actividades, productos y servicios, y la localización donde y las condiciones en las cuales opera. Esta norma también proporciona, en el Anexo A, orientación de carácter informativo sobre su uso.
2. Referencias normativas
No se citan referencias normativas. Este apartado se incluye con el propósito de mantener el mismo orden numérico de los apartados de la edición anterior (ISO 14001:1996).
3. Términos y definiciones
Para el propósito de esta norma se aplican las siguientes definiciones:
3.1 Auditor: Persona con competencia para llevar a cabo una auditoría.
(ISO 9000:2000; 3.9.9).
3.2 Mejora continua: Proceso recurrente de optimización del Sistema de Gestión Ambiental para lograr mejoras en el desempeño ambiental global de forma coherente con la política ambiental de la organización.
Nota: No es necesario que dicho proceso se lleve a cabo de forma simultánea en todas las áreas de la actividad.
3.3 Acción correctiva: Acción para eliminar la causa de una no conformidad detectada.
3.4 Documento: Información y su medio de soporte.
Nota 1: El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestras patrón, o una combinación de éstos.
Nota 2: Adaptada del apartado 3.7.2 de la norma ISO 9000:2000
3.5 Medio ambiente: Entorno en el cual una organización opera, incluidos el aire, el agua, el suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones.
Nota: El entorno en este contexto se extiende desde el interior de una organización hasta el sistema global.
3.6 Aspecto ambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que puede interactuar con el medio ambiente.
Nota: Un aspecto ambiental significativo tiene o puede tener un impacto ambiental significativo.
3.7 Impacto ambiental: Cualquier cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o beneficioso, como resultado total o parcial de los aspectos ambientales de una organización.
3.8 Sistema de Gestión Ambiental (SGA): Parte del sistema de gestión de una organización, empleada para desarrollar e implementar su política ambiental y gestionar sus aspectos ambientales.
Nota 1: Un sistema de gestión es un grupo de elementos interrelacionados usados para establecer la política y los objetivos y para cumplir estos objetivos.
Nota 2: Un sistema de gestión incluye la estructura de la organización, la planificación de actividades, las responsabilidades, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos.
3.9 Objetivo ambiental: Fin ambiental de carácter general coherente con la política ambiental, que una organización se establece.
3.10 Desempeño ambiental: Resultados medibles de la gestión que hace una organización de sus aspectos ambientales.
Nota: En el contexto de los Sistemas de Gestión Ambiental, los resultados se pueden medir respecto a la política ambiental, los objetivos ambientales de la organización y otros requisitos de desempeño ambiental.
3.11 Política ambiental: Intenciones y dirección generales de una organización relacionadas con su desempeño ambiental, como las ha expresado formalmente la alta dirección.
Nota: La política ambiental brinda una estructura para la acción y para el establecimiento de los objetivos ambientales y las metas ambientales.
3.12 Meta ambiental: Requisito de desempeño detallado aplicable a la organización o a partes de ella, que tiene su origen en los objetivos ambientales y que es necesario establecer y cumplir para alcanzar dichos objetivos.
3.13 Parte interesada: Persona o grupo que tiene interés o está afectado por el desempeño ambiental de una organización.
3.14 Auditoría interna: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría del Sistema de Gestión Ambiental fijado por la organización.
Nota 1: En muchos casos, particularmente en organizaciones pequeñas, la independencia puede demostrarse al estar libre el auditor de responsabilidades en la actividad que se audita.
3.15 No conformidad: Incumplimiento de un requisito.
(ISO 9000:2000; 3.6.2)
3.16 Organización: Compañía, corporación, firma, empresa, autoridad o institución, o parte o combinación de ellas, sean o no sociedades, pública o privada, que tiene sus propias funciones y administración.
Nota: Para organizaciones con más de una unidad operativa, una unidad operativa por sí sola puede definirse como una organización.
3.17 Acción preventiva: Acción para eliminar la causa de una no conformidad potencial.
3.18 Prevención de la contaminación: Utilización de procesos, prácticas, técnicas, materiales, productos, servicios o energía para evitar, reducir o controlar (en forma separada o en combinación) la generación, emisión o descarga de cualquier tipo de contaminante o residuo, con el fin de reducir impactos ambientales adversos.
Nota: La prevención de la contaminación puede incluir reducción o eliminación en la fuente, cambios en el proceso, producto o servicio, uso eficiente de recursos, sustitución de materiales o energía, reutilización, recuperación, reciclaje, aprovechamiento y tratamiento.
3.19 Procedimiento: Forma especificada de llevar a cabo una actividad o proceso.
Nota 1: Los procedimientos pueden estar documentados o no.
Nota 2: Adaptado del apartado 3.4.5 de la norma ISO 9000:2000.
3.20 Registro: Documento que representa resultados obtenidos, o proporciona evidencia de las actividades desempeñadas.
Nota: Adaptado del apartado 3.7.6 de la norma ISO 9000:2000.
4. Requisitos del Sistema de Gestión Ambiental
4.1 Requisitos generales
La organización debe establecer, documentar, implementar y mejorar continuamente un Sistema de Gestión Ambiental de acuerdo con los requisitos de esta norma y determinar cómo cumplirá estos requisitos.
La organización debe definir y documentar el alcance de su Sistema de Gestión Ambiental.
4.2 Política ambiental
La alta dirección debe definir la política ambiental de la organización y asegurarse de que, dentro del alcance definido en su Sistema de Gestión Ambiental, ésta:
a. Es adaptada a la naturaleza, magnitud e impactos ambientales de sus actividades, productos y servicios.
b. Incluye un compromiso de mejora continua y prevención de la contaminación.
c. Incluye un compromiso de cumplir con los requisitos legales aplicables y con otros requisitos que la organización suscriba relacionados con sus aspectos ambientales.
d. Proporciona el marco de referencia para establecer y revisar los objetivos y las metas ambientales.
e. Se documenta, implementa y mantiene.
f. Se comunica a todas las personas que trabajan para la organización o en nombre de ella.
g. Está a disposición del público.
4.3 Planificación
4.3.1 Aspectos ambientales
La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para:
a. Identificar los aspectos ambientales de sus actividades, productos y servicios que pueda controlar y aquellos sobre los que pueda influir dentro del alcance definido del Sistema de Gestión Ambiental, teniendo en cuenta los desarrollos nuevos o planificados, o las actividades, productos y servicios nuevos o modificados; y
b. Determinar aquellos aspectos que tienen o pueden tener impactos significativos sobre el medio ambiente (es decir, aspectos ambientales significativos).
La organización debe documentar esta información y mantenerla actualizada.
La organización debe asegurarse de que los aspectos ambientales significativos se tengan en cuenta en el establecimiento, implementación y mantenimiento de su Sistema de Gestión Ambiental.
4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos
La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para:
a. Identificar y tener acceso a los requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organización suscriba relacionados con sus aspectos ambientales; y
b. Determinar cómo se aplican estos requisitos a sus aspectos ambientales.
4.3.3 Objetivos, metas y programas
La organización debe establecer, implementar y mantener objetivos y metas ambientales documentados, en los niveles y funciones pertinentes dentro de la organización.
Los objetivos y metas deben ser medibles cuando sea factible y deben ser coherentes con la política ambiental, incluidos los compromisos de prevención de la contaminación, el cumplimiento con los requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organización suscriba, y con la mejora continua.
Cuando una organización establece y revisa sus objetivos y metas, debe tener en cuenta los requisitos legales y otros requisitos que la organización suscriba, y sus aspectos ambientales significativos. Además, debe considerar sus opciones tecnológicas y sus requisitos financieros, operacionales y comerciales, así como las opiniones de las partes interesadas.
La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios programas para alcanzar sus objetivos y metas. Estos programas deben incluir:
a. La asignación de responsabilidades para lograr los objetivos y metas en las funciones y niveles pertinentes de la organización; y
b. Los medios y plazos para lograrlos.
4.4 Implementación y operación
4.4.1 Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad
La dirección debe asegurarse de la disponibilidad de recursos esenciales para establecer, implementar, mantener y mejorar el Sistema de Gestión Ambiental. Estos incluyen los recursos humanos y habilidades especializadas, infraestructura de la organización, y los recursos financieros y tecnológicos.
Las funciones, las responsabilidades y la autoridad se deben definir, documentar y comunicar para facilitar una gestión ambiental eficaz
La alta dirección de la organización debe designar uno o varios representantes de la dirección, quien, independientemente de otras responsabilidades, debe tener definidas sus funciones, responsabilidades y autoridad para:
a. Asegurarse de que el Sistema de Gestión Ambiental se establece, implementa y mantiene de acuerdo con los requisitos de esta norma;
b. Informar a la alta dirección sobre el desempeño del Sistema de Gestión Ambiental para su revisión, incluyendo las recomendaciones para la mejora.
La dirección debe asegurarse de la disponibilidad de recursos esenciales para establecer, implementar, mantener y mejorar el Sistema de Gestión Ambiental. Estos incluyen los recursos humanos y habilidades especializadas, infraestructura de la organización, y los recursos financieros y tecnológicos.
4.4.2 Competencia, formación y toma de conciencia
La organización debe asegurarse de que cualquier persona que realice tareas para ella o en su nombre, que potencialmente pueda causar uno o varios impactos ambientales significativos identificados por la organización, sea competente tomando como base una educación, formación o experiencia adecuadas, y debe mantener los registros asociados.
La organización debe identificar las necesidades de formación relacionadas con sus aspectos ambientales y su Sistema de Gestión Ambiental. Debe proporcionar formación o emprender otras acciones para satisfacer estas necesidades, y debe mantener los registros asociados.
La organización debe establecer y mantener uno o varios procedimientos para que sus empleados o las personas que trabajan en su nombre tomen conciencia de:
a. La importancia de la conformidad con la política ambiental, los procedimientos y requisitos del Sistema de Gestión Ambiental;
b. Los aspectos ambientales significativos, los impactos relacionados reales o potenciales asociados con su trabajo y los beneficios ambientales de un mejor desempeño personal.
c. Sus funciones y responsabilidades en el logro de la conformidad con los requisitos del Sistema de Gestión Ambiental
d. Las consecuencias potenciales de desviarse de los procedimientos especificados.
4.4.3 Comunicación
En relación con sus aspectos ambientales y su Sistema de Gestión Ambiental, la organización debe establecer, implementar y mantener procedimientos para:
a. La comunicación interna entre los diversos niveles y funciones de la organización.
b. Recibir, documentar y responder las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas externas.
La organización debe decidir si comunica o no externamente información acerca de sus aspectos ambientales significativos y debe documentar su decisión. Si la decisión es comunicarla, la organización debe establecer e implementar uno o varios métodos para realizar esta comunicación externa.
4.4.4 Documentación
La documentación del Sistema de Gestión Ambiental debe incluir:
a. La política, objetivos y metas ambientales;
b. La descripción del alcance del Sistema de Gestión Ambiental;
c. La descripción de los elementos principales del Sistema de Gestión Ambiental y su interacción, así como la referencia a los documentos relacionados;
d. Los documentos, incluyendo los registros requeridos en esta norma; y
e. Los documentos, incluyendo los registros, determinados por la organización como necesarios para asegurar la eficacia de la planificación, operación y control de procesos relacionados con sus aspectos ambientales significativos.
4.4.5 Control de documentos
Los documentos requeridos por el Sistema de Gestión Ambiental y por esta norma se deben controlar. Los registros son un tipo especial de documento y se deben controlar de acuerdo con los requisitos establecidos en el apartado 4.5.4.
La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para:
a. Aprobar los documentos con relación a su adecuación antes de su emisión;
b. Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario, y aprobarlos nuevamente;
c. Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos;
d. Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables están disponibles en los puntos de uso;
e. Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables;
f. Asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo que la organización ha determinado que son necesarios para la planificación y operación del sistema de gestión ambiental y se controla su distribución; y
g. Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicables una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.
4.4.6 Control operacional
La organización debe identificar y planificar aquellas operaciones que están asociadas con los aspectos ambientales significativos identificados, de acuerdo con su política ambiental, objetivos y metas, con el objeto de asegurarse de que se efectúan bajo las condiciones especificadas, mediante:
a. El establecimiento, implementación y mantenimiento de uno o varios procedimientos documentados para controlar situaciones en las que su ausencia podría llevar a desviaciones de la política, los objetivos y metas ambientales.
b. El establecimiento de criterios operacionales en los procedimientos.
c. El establecimiento, implementación y mantenimiento de procedimientos relacionados con aspectos ambientales significativos identificados de los bienes y servicios utilizados por la organización, y la comunicación de los procedimientos y requisitos aplicables a los proveedores, incluyendo contratistas.
4.4.7 Preparación y respuesta ante emergencias
La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para identificar situaciones potenciales de emergencia y accidentes potenciales que pueden tener impactos en el medio ambiente y cómo responder ante ellos.
La organización debe responder ante situaciones de emergencia y accidentes reales y prevenir o mitigar los impactos ambientales adversos asociados.
La organización debe revisar periódicamente, y modificar cuando sea necesario sus procedimientos de preparación y respuesta ante emergencias, en particular después de que ocurran accidentes o situaciones de emergencia.
La organización también debe realizar pruebas periódicas de tales procedimientos, cuando sea factible.
4.5 Verificación
4.5.1 Seguimiento y medición
La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para hacer el seguimiento y medir de forma regular las características fundamentales de sus operaciones que pueden tener un impacto significativo en el medio ambiente. Los procedimientos deben incluir la documentación de la información para hacer el seguimiento del desempeño, de los controles operacionales aplicables y de la conformidad con los objetivos y metas ambientales de la organización.
La organización debe asegurarse de que los equipos de seguimiento y medición se utilicen y mantengan calibrados o verificados, y se deben conservar los registros asociados.
4.5.2 Evaluación del cumplimiento legal
4.5.2.1 En coherencia con su compromiso de cumplimiento, la organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales aplicables.
La organización debe mantener los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas.
4.5.2.2 La organización debe evaluar el cumplimiento con otros requisitos que suscriba. La organización puede combinar esta evaluación con la evaluación del cumplimiento legal mencionada en el apartado 4.5.2.1, o establecer uno o varios procedimientos separados.
La organización debe mantener los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas.
4.5.3 No conformidad, acción correctiva y acción preventiva
La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para tratar las no conformidades reales y potenciales y tomar acciones correctivas y acciones preventivas. Los procedimientos deben definir requisitos para:
a. La identificación y corrección de las no conformidades y tomar las acciones para mitigar sus impactos ambientales;
b. La investigación de las no conformidades, determinando sus causas y tomando las acciones con el fin de prevenir que vuelvan a ocurrir;
c. La evaluación de las necesidades de acciones para prevenir las no conformidades y la implementación de las acciones apropiadas definidas para prevenir su ocurrencia;
d. El registro de los resultados de las acciones preventivas y acciones correctivas tomadas; y
e. La revisión de la eficacia de las acciones preventivas y acciones correctivas tomadas.
Las acciones tomadas deben ser las apropiadas en relación a la magnitud de los problemas e impactos ambientales encontrados.
La organización debe asegurarse de que cualquier cambio necesario se incorpore a la documentación del Sistema de Gestión Ambiental.
4.5.4 Control de los registros
La organización debe establecer y mantener los registros que sean necesarios, para demostrar la conformidad con los requisitos de su Sistema de Gestión Ambiental y de esta norma, para demostrar los resultados logrados.
La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros.
Los registros deben ser y permanecer legibles, identificables y trazables.
4.5.5 Auditoría interna
La organización debe asegurarse de que las auditorías internas del Sistema de Gestión Ambiental se realizan a intervalos planificados para:
a. Determinar si el Sistema de Gestión Ambiental:
1. Es conforme con las disposiciones planificadas para la Gestión Ambiental, incluidos los requisitos de esta norma; y
2. Se ha implementado adecuadamente y se mantiene; y
b. Proporcionar información a la dirección sobre los resultados de las auditorías.
La organización debe planificar, establecer, implementar y mantener programas de auditoría, teniendo en cuenta la importancia ambiental de las operaciones implicadas y los resultados de las auditorías previas.
Se deben establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos de auditoría que traten sobre:
- Las responsabilidades y los requisitos para planificar y realizar las auditorías, informar sobre los resultados y mantener los registros asociados.
- La determinación de los criterios de auditoría, su alcance, frecuencia y métodos.
La selección de los auditores y la realización de las auditorías deben asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría.
4.6 Revisión por la dirección
La alta dirección debe revisar el Sistema de Gestión Ambiental de la organización, a intervalos planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continuas. Estas revisiones deben incluir la evaluación de oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambio en el Sistema de Gestión Ambiental, incluyendo la política ambiental, los objetivos y las metas ambientales. Se deben conservar los registros de las revisiones por la dirección.
Los elementos de entrada para las revisiones por la dirección debe incluir:
a. Los resultados de las auditorías internas y evaluaciones de cumplimiento con los requisitos legales y otros requisitos que la organización suscriba;
b. Las comunicaciones de las partes interesadas externas, incluidas las quejas;
c. El desempeño ambiental de la organización;
d. El grado de cumplimiento de los objetivos y metas;
e. El estado de las acciones correctivas y preventivas;
f. El seguimiento de las acciones resultantes de las revisiones previas llevadas a cabo por la dirección;
g. Los cambios en las circunstancias, incluyendo la evolución de los requisitos legales y otros requisitos relacionados con sus aspectos ambientales; y
h. Las recomendaciones para la mejora.
Los resultados de las revisiones por la dirección deben incluir todas las decisiones y acciones tomadas relacionadas con posibles cambios en la política ambiental, objetivos, metas y otros elementos del Sistema de Gestión Ambiental, coherentes con el compromiso de mejora continua.
